Hướng dẫn Tổ chức Đại hội đại biểu phụ nữ các cấp trong điều kiện dịch bệnh diễn biến phức tạp

PHỤ NỮ PHÚ YÊN Đoàn kết - Đổi mới - Sáng tạo - Phát triển | Xây dựng người Phụ nữ Phú Yên nghĩa tình, năng động, sáng tạo

Hướng dẫn Tổ chức Đại hội đại biểu phụ nữ các cấp trong điều kiện dịch bệnh diễn biến phức tạp

Số kí hiệu	33/HD-BTV
Ngày ban hành	27/08/2021
Ngày bắt đầu hiệu lực	27/08/2021
Ngày hết hiệu lực
Thể loại	Hướng dẫn
Lĩnh vực	Tổ chức - Kiểm tra
Cơ quan ban hành	Hội liên hiệp Phụ nữ Tỉnh
Người ký	Lê Đào An Xuân

Nội dung

HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ TỈNH PHÚ YÊN
BAN THƯỜNG VỤ

Số: 33/HD-BTV

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Phú Yên, ngày 27 tháng 8 năm 2021

HƯỚNG DẪN

Tổ chức Đại hội đại biểu phụ nữ các cấp
trong điều kiện dịch bệnh diễn biến phức tạp
__________________

Căn cứ Điều lệ Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Hướng dẫn thực hiện Điều lệ Hội; Hướng dẫn số 58/HD-ĐCT, ngày 18/8/2021 của Đoàn Chủ tịch Hội LHPN Việt Nam về tổ chức Đại hội đại biểu phụ nữ các cấp trong điều kiện dịch bệnh diễn biến phức tạp;
Căn cứ vào tình hình thực tế, Ban Thường vụ Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh Phú Yên hướng dẫn tổ chức Đại hội đại biểu phụ nữ cấp huyện trong điều kiện dịch bệnh với các nội dung cơ bản sau:
I. VỀ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU PHỤ NỮ CÁC CẤP
1. Yêu cầu chung
- Nội dung đại hội bảo đảm các nguyên tắc, quy trình, thủ tục chung theo Điều lệ Hội và các văn bản hướng dẫn chuẩn bị Đại hội nhiệm kỳ 2021 - 2026; Chương trình đại hội bắt buộc phải có các nội dung cơ bản sau:
+ Báo cáo thẩm tra tư cách đại biểu;
+ Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ và phương hướng nhiệm kỳ tới;
+ Báo cáo kiểm điểm Ban Chấp hành;
+ Bầu cử Ban Chấp hành và Bầu Đoàn đại biểu đi dự Đại hội đại biểu cấp trên;
+ Tham luận, đóng góp ý kiến cho văn kiện đại hội cấp trên và Điều lệ Hội sửa đổi, bổ sung;
+ Biểu quyết Nghị quyết Đại hội;
+ Tổ chức Hội nghị Ban Chấp hành lần thứ nhất để bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ban Thường vụ.
Những nội dung khác có thể linh hoạt, phù hợp với thực tế: chào mừng đại hội, thảo luận, khen thưởng, ra mắt và chia tay ban chấp hành...
- Chủ động rà soát, báo cáo cấp ủy cùng cấp và Hội cấp trên trực tiếp để thay thế bằng đại biểu dự khuyết trong trường hợp có đại biểu chính thức là F0, F1, đại biểu thực hiện cách ly y tế hoặc theo dõi sức khỏe tại nhà, đang trong khu cách ly, phong tỏa hoặc đang làm nhiệm vụ phòng, chống dịch. Trường hợp không đủ đại biểu dự khuyết để thay thế thì cho phép đại biểu được vắng mặt tại đại hội.
- Về thời gian hoàn thành đại hội ở mỗi cấp: Phấn đấu cấp cơ sở và cấp huyện kết thúc trước ngày 25/9/2021. Đối với các địa phương, đơn vị bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, không thể hoàn thành theo tiến độ nêu trên, cần báo cáo cấp ủy cùng cấp và Hội cấp trên trực tiếp để được chỉ đạo cụ thể.
2. Tổ chức Đại hội/Hội nghị Ban Chấp hành lần thứ nhất bằng hình thức trực tuyến
2.1. Điều kiện để tổ chức Đại hội/Hội nghị trực tuyến
- Việc tổ chức Đại hội bằng hình thức trực tuyến được áp dụng đối với các huyện đang thực hiện giãn cách theo Chỉ thị số 15/CT-TTg, Chỉ thị số 16/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ; báo cáo cấp ủy cùng cấp và Hội cấp trên trực tiếp trước khi thực hiện;
- Các địa điểm để đặt điểm cầu trực tuyến phải có hội trường đủ điều kiện thực hiện giãn cách theo quy định về phòng, chống dịch; tối thiểu bố trí cho 10 đại biểu tham dự (đối với cấp cơ sở); 20 đại biểu tham dự (đối với cấp huyện). Các xã/phường/thị trấn gần nhau có thể ghép thành một điểm cầu hoặc triệu tập đại biểu về khu vực trung tâm của huyện và bố trí ngồi giãn cách tại nhiều hội trường khác nhau. Các huyện căn cứ quy định thực tế địa phương đang thực hiện giãn cách theo Chỉ thị số 15/CT-TTg hoặc Chỉ thị số 16/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ để bố trí hội trường và quyết định số lượng đại biểu tại điểm cầu cho phù hợp.
- Chủ động báo cáo, đề xuất cấp ủy, chính quyền được sử dụng hệ thống cầu truyền hình sẵn có của huyện hoặc các dịch vụ họp trực tuyến đảm bảo tính bảo mật và phù hợp với tình hình tại địa phương, đơn vị.
2.2. Công tác hậu cần, khánh tiết và chuẩn bị tài liệu
- Thành lập các điểm cầu: Ngoài điểm cầu trung tâm, Hội LHPN các huyện căn cứ tình hình thực tế để quyết định số lượng các điểm cầu nhánh. Tại mỗi điểm cầu nhánh, phân công một người chủ trì là người có chức vụ lãnh đạo Hội cao nhất và là đại biểu chính thức của Đại hội, có nhiệm vụ giám sát, hỗ trợ, giải quyết các vấn đề phát sinh trong suốt thời gian diễn ra đại hội/hội nghị và đầu mối kết nối thông tin, báo cáo Đoàn Chủ tịch đại hội tại điểm cầu trung tâm. Đồng thời bố trí một thư ký để ghi chép diễn biến và báo cáo về Đoàn thư ký tại điểm cầu Trung tâm để tổng hợp báo cáo Đoàn Chủ tịch đại hội. Lập danh sách kèm theo số điện thoại, email của những người được phân công nhiệm vụ tại các điểm cầu để thuận tiện thông tin liên lạc trong suốt quá trình diễn ra đại hội/hội nghị trực tuyến;
- Về đại biểu tại các điểm cầu: Ngoài đại biểu chính thức, trân trọng mời đại diện cấp ủy cùng cấp dự Đại hội;
- Về trang trí khánh tiết: bảo đảm nghiêm túc, đầy đủ, trang trọng ở điểm cầu trung tâm, các điểm cầu nhánh tùy tình hình thực tế để trang trí cho phù hợp;
- Về tài liệu đại hội/hội nghị: chuẩn bị nghiêm túc, chuyển trước đến các đại biểu bằng hình thức gửi trực tiếp, qua email hoặc quét mã QR… Mỗi điểm cầu sẽ được trang bị ít nhất một bộ tài liệu đầy đủ, bao gồm cả kịch bản chi tiết; in và đóng quyển giao cho các thành viên Đoàn Chủ tịch đại hội, người chủ trì tại các điểm cầu;
- Ban Tổ chức đại hội/hội nghị có trách nhiệm kiểm tra kết nối thông suốt các điểm cầu, chạy thử chương trình trước ngày diễn ra đại hội để phát hiện sự cố (nếu có).
2.3. Tổ chức điều hành phần biểu quyết và công tác bầu cử
a) Trường hợp biểu quyết bằng giơ tay/thẻ theo quy định (bầu Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký Đại hội, Ban Thẩm tra, Tổ bầu cử, xin ý kiến về các ứng cử viên khi đưa vào danh sách bầu cử, thông qua Đề án nhân sự, thông qua Chương trình quy chế đại hội, thông qua Nghị quyết Đại hội…): Tại các điểm cầu, thành viên Đoàn Chủ tịch đại hội hoặc người chủ trì điều hành, giám sát và tổng hợp, báo cáo kết quả về điểm cầu Trung tâm. Đoàn Chủ tịch đại hội tại điểm cầu trung tâm thực hiện việc quan sát, tiếp nhận thông tin, chốt kết quả lần lượt tại các điểm cầu để thư ký đại hội tại điểm cầu Trung tâm ghi chép biên bản.
b) Trường hợp biểu quyết bằng giơ tay/thẻ hoặc bỏ phiếu kín do đại hội/hội nghị quyết định (bầu Ủy viên Ban Chấp hành, bầu Ủy viên Ban Thường vụ, các chức danh chủ chốt, bầu Đoàn đại biểu đi dự Đại hội cấp trên): Khuyến khích các địa phương, đơn vị thảo luận xin ý kiến đại hội/hội nghị được tổ chức bầu bằng biểu quyết giơ tay, trường hợp bất khả kháng mới tổ chức bầu bằng bỏ phiếu kín:
- Đối với biểu quyết bằng giơ tay/thẻ: hình ảnh tại các điểm cầu phải được đăng tải, phát trực tiếp tại điểm cầu trung tâm; trường hợp quá nhiều điểm cầu, không hiển thị hết một lần thì chạy lần lượt đủ các điểm cầu và chốt kết quả ở từng điểm cầu trước khi chuyển sang điểm cầu khác. Tổ bầu cử có trách nhiệm phân công nhiệm vụ giám sát các điểm cầu, khi cần phối hợp chặt chẽ với người chủ trì ở các điểm cầu để thực hiện kiểm tra chéo thông tin về kết quả bầu cử trước khi tổng hợp, công bố;
- Đối với bầu bằng bỏ phiếu kín: cần tăng cường số lượng thành viên Tổ bầu cử tại các điểm cầu để thực hiện việc thu, phát phiếu và thống kê kết quả bầu cử được nhanh chóng, kịp thời. Tại các điểm cầu đều phải bố trí ít nhất 01 thành viên Tổ bầu cử và phục vụ đủ phiếu bầu. Trường hợp bất khả kháng không thể chuyển phiếu bầu đến điểm cầu nhánh, việc bỏ phiếu kín được thực hiện trực tiếp bằng tin nhắn SMS từ số điện thoại của đại biểu đã đăng ký với Ban Tổ chức đại hội/hội nghị (nếu số người không đồng ý ít hơn số người đồng ý thì chỉ cần nhắn tin ghi rõ họ tên những người không đồng ý và ngược lại). Tổ bầu cử có trách nhiệm bảo mật thông tin, giữ bí mật cho người bỏ phiếu, chụp ảnh màn hình điện thoại có tin nhắn để in, lưu hồ sơ Đại hội; hướng dẫn đại biểu lưu giữ tin nhắn hoặc chụp ảnh màn hình điện thoại có tin nhắn để đối chiếu khi dịch bệnh được kiểm soát (nếu đại biểu có nguyện vọng).
* Trường hợp đại biểu không có đủ điều kiện phương tiện để thực hiện các quyền biểu quyết nêu trên, Ban Thường vụ Hội LHPN cấp huyện nơi đặt điểm cầu có trách nhiệm phân công người hỗ trợ và báo cáo về Đoàn Chủ tịch đại hội để theo dõi, giám sát quá trình hỗ trợ bảo đảm minh bạch, khách quan, dân chủ.
2.4. Cách xử lý một số tình huống phát sinh khi tổ chức đại hội, hội nghị bằng hình thức trực tuyến
- Trong quá trình tổ chức đại hội, hội nghị trực tuyến, nếu tín hiệu đường truyền bị gián đoạn quá lâu, điểm cầu Trung tâm không theo dõi được diễn biến của các điểm cầu, có thể sử dụng điện thoại để nhắn tin hoặc gọi trao đổi trực tiếp với các điểm cầu thông qua người chủ trì. Lập nhóm kết nối thông tin để khắc phục sự cố giữa các điểm cầu (lưu ý nhóm này không chia sẻ kết quả bầu cử khi đại hội/hội nghị chưa thông qua);
- Để giúp điểm cầu trung tâm nhận diện nhanh kết quả biểu quyết và bầu cử tại các điểm cầu, các địa phương, đơn vị có thể chuẩn bị hai tấm biển kích cỡ khổ A4, hai màu sắc khác nhau: (1) Biển màu xanh thể hiện 100% các đại biểu nhất trí, không có ý kiến khác; (2) Biển màu đỏ cho tín hiệu có đại biểu không đồng ý hoặc có ý kiến khác. Khi phát hiện có biển báo màu đỏ, điểm cầu trung tâm cần lưu ý để mời các đại biểu phát biểu và cẩn trọng trong việc kiểm đếm, chốt kết quả biểu quyết, bầu cử;
- Khi xây dựng kịch bản tổ chức đại hội, hội nghị trực tuyến, Đoàn Chủ tịch đại hội cần lưu ý nhấn mạnh việc chốt kết quả biểu quyết, bầu cử lần lượt tại từng điểm cầu và sau cùng là kết quả tổng hợp toàn thể đại hội; chuẩn bị sẵn sàng hai phương án bầu bằng biểu quyết giơ tay và bỏ phiếu kín để không bị động tại đại hội, hội nghị. Khi gửi tài liệu cho người chủ trì tại các điểm cầu, gửi kèm phiếu bầu dự phòng trong trường hợp đại hội/hội nghị đề nghị bỏ phiếu kín;
- Tùy điều kiện thực tế, các địa phương, đơn vị lựa chọn hình thức, quy mô trực tuyến: bố trí cho các đại biểu tham dự ngồi giãn cách tại nhiều điểm cầu nhánh tại địa phương hoặc kết hơp giữa trực tiếp và trực tuyến (trực tiếp với đa số các đại biểu chính thức; trực tuyến với các đại biểu chính thức vùng thực hiện giãn cách xã hội và đại biểu mời) hoặc triệu tập đại biểu về cùng một điểm tổ chức Đại hội nhưng chia thành nhiều hội trường để làm việc trực tuyến…;
- Lập nhóm zalo với các đại biểu dự đại hội và tạo ứng dụng bình chọn qua zalo đối với các nội dung không liên quan đến bầu cử (áp dụng đối với nơi đủ điều kiện về trình độ, thiết bị);
- Chuẩn bị sẵn sàng các kịch bản, biểu mẫu văn bản phục vụ đại hội, hội nghị sẵn sàng ứng phó với mọi tình huống để tránh mất thời gian chờ đợi…
II. QUY TRÌNH CHUẨN BỊ NHÂN SỰ
Quy trình nhân sự được thực hiện theo Hướng dẫn số 47/HD-ĐCT ngày 18/9/2020 của Đoàn Chủ tịch về công tác nhân sự đại hội đại biểu phụ nữ cấp tỉnh, cấp huyện và cấp cơ sở nhiệm kỳ 2021 - 2026. Trong điều kiện dịch bệnh, không thể tổ chức hội nghị trực tiếp, việc tổ chức thực hiện các bước trong quy trình chuẩn bị nhân sự Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, các chức danh chủ chốt thực hiện thông qua hội nghị trực tuyến hoặc lấy phiếu giới thiệu bằng văn bản và gửi theo chế độ bảo mật về cơ quan có thẩm quyền (Ban Chấp hành hoặc Ban Thường vụ Hội LHPN cấp huyện, thông qua bộ phận tham mưu công tác tổ chức) hoặc tiểu ban nhân sự phục vụ đại hội; báo cáo cấp ủy cùng cấp trước khi thực hiện.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Hội LHPN tỉnh
- Các đồng chí được phân công trong các Tiểu Ban Đại hội, Ủy viên Ban Thường vụ phụ trách địa bàn có trách nhiệm hỗ trợ các huyện, đơn vị chuẩn bị nghiêm túc, chất lượng các nội dung Đại hội.
- Ban Tổ chức-Kiểm tra: thường xuyên cập nhật tiến độ chuẩn bị Đại hội của các huyện; hỗ trợ kết nối thông tin, tham mưu cách thức, thời gian, địa điểm duyệt Đại hội; tổng hợp các vấn đề phát sinh từ thực tiễn các huyện, đơn vị, kịp thời báo cáo Thường trực Hội LHPN tỉnh.
2. Hội LHPN các huyện/thị xã/thành phố và các đơn vị:
- Nghiên cứu, thực hiện phù hợp với điều kiện thực tiễn của địa phương, bảo đảm quy trình, chất lượng Đại hội; tuyệt đối không tổ chức qua loa, hình thức. Đối với nơi tổ chức đại hội, hội nghị bằng hình thức trực tuyến, chủ động báo cáo để cấp ủy cùng cấp và Ban Thường vụ Hội LHPN tỉnh.
- Chủ động xây dựng các phương án, kịch bản đảm bảo khoa học, linh hoạt phù hợp với tình hình thực tế; thực hiện nghiêm túc, tuân thủ chặt chẽ quy định về phòng, chống dịch bệnh Covid -19 của Tỉnh và của địa phương.
Trong quá trình triển khai, có phát sinh vướng mắc, bất cập, đề nghị tiếp tục phản ánh về Ban Thường vụ Hội LHPN tỉnh thông qua Ban Tổ chức-Kiểm tra (hộp thư điện tử: bantochuc.phuyen@gmail.com; ĐT: 3 822 813)./.

Nơi nhận:
- Hội LHPN các huyện/TX/TP;
- TT Hội LHPN tỉnh;
- Huyện ủy các huyện/thị/thành;
- Đảng ủy Công an tỉnh;
- Đảng ủy Bộ đội Biên phong;
- Hội LHPN các huyện/TX/TP;
- Các Ban Hội LHPN tỉnh;
- Lưu: VT, TCKT.

TM. BAN THƯỜNG VỤ
Chủ tịch

(Đã ký)

Lê Đào An Xuân